Prečo veľa zmien vo firmách zlyhá ešte pred štartom
Pozrel som sa na naše projekty za posledných šesť rokov. Nie na tie úspešné, ale tie, ktoré z môjho pohľadu nepriniesli klientovi to, čo mali.
Hľadal som vzorec a našiel som ho rýchlejšie, než som čakal. Projektové plány boli v poriadku, tímy tiež, aj produkt bol v poriadku. Zmena nevyšla preto, že sa zmenila iba jedna vrstva.
Buď procesy bez IT, ktoré by ich podchytilo alebo IT bez procesov, ktoré mu dajú zmysel. Alebo oboje, ale bez ľudí, ktorí to skutočne prijali.
Výsledok bol vždy podobný: drahá implementácia a tichý návrat k starým zvykom.
K tým vrstvám:
Kúpili ste ERP. Gratulujeme. Problém sa presunul.
Firma investuje 80000 eúr do nového nástroja, hovoria tomu do “nového systému”. Pol roka implementácie, konzultanti, školenia, customizácia. Výsledok? Drahá implementácia a tichý návrat k starým zvykom. A majitelia, ktorí vyhodnotili, že "u nás to nefunguje." Po roku ľudia robia kľúčové veci v Exceli. "Systém to nevie." "Je to príliš komplikované." "My to tak nerobíme."
Chyba nebola v nástroji, ale v poradí krokov.
ERP nie je systém. Je to nástroj, ktorý v nefunkčnom prostredí niektoré veci robí rýchlejšie, ale nefunkčnosť neodstráni. Neskráti dodacie lehoty, ani nezníži odpracované hodiny ľudí na činnostiach bez pridanej hodnoty.
Pred ERP musíme vedieť, aké procesy digitalizujeme, inak digitalizujeme chaos. A digitálny chaos je na konci dňa oveľa drahší ako analógový.
Dobrá IT infraštruktúra nasleduje po upratovaní procesov. Nie pred ním.
Procesná mapa, ktorú nikto nepoužíva
Každá firma, do ktorej vstúpime, má svoje procesy. Veľa z nich je v hlave skúseného majstra, niektoré v Exceli, ktorý nik neaktualizuje, pár v softvéri, ktorý nik nepoužíva.
Keď sa pýtame "Ako to u vás funguje?", od troch rôznych ľudí dostaneme tri rôzne odpovede. Všetci majú svoju pravdu, nikto nepozná celok.
A to je presne miesto, kde firma stráca peniaze. Nie viditeľne, nie dramaticky naraz, ale nenápadne každý deň. Pri odovzdávaní medzi zmenami, v schvaľovaniach, ktoré čakajú na jedného človeka, v kontrolách, ktoré sú duplicitné, pretože chýba dôvera v to, že to niekto predtým urobil správne.
Prvá vec, ktorú robíme s každým klientom: zmapujeme realitu. Nie ako by malo byť, ale ako je. Zvyčajne nás to prekvapí. Klienta tiež.
Najväčší odporca zmeny vo firme nie je ten, o kom si to myslíte
Keď hovoríme s majiteľmi o zmenách, zvyčajne vieme, kto "bude problém." Starý majster, čo je tu dvadsať rokov. Vedúca odbytu, ktorá si chráni svoj revír. Obchodník, ktorý nechce CRM.
V praxi to často nie je ten, koho sme čakali.
Najčastejší odporca zmeny je tichý. Nesťažuje sa, chodí na meetingy, hovorí áno; a potom robí ďalej po svojom. Nie zo zlomyseľnosti, ale preto, že nechápe prečo. Prečo práve teraz, prečo práve takto a čo z toho má on.
Zmena, ktorá neodpovedá na tieto otázky, sa nestretne s odporom. Stretne sa s tichou ignoráciou a to je oveľa horšie. Odpor vidíte, ignoráciu nie.
Psychológia zmeny preto nie je soft doplnok k procesnej práci. Je to infraštruktúra, bez ktorej procesná práca jednoducho neprežije.
Kde teda začať?
Tri vrstvy, tri rôzne typy problémov a predsa jeden vzorec zlyhania: zmena robená po častiach alebo len v niektorých vrstvách.
IT bez procesov je drahá hračka. Procesy bez ľudí, ktorí ich prijmú, sú len ďalší dokument, ktorý nik nečíta. A ľudia bez systémov, ktoré im dávajú zmysel, si vytvoria vlastné; také, ktoré fungujú pre nich, nie pre firmu.
Otázka, ktorú počujeme často, je "Kde začať?" Úprimná odpoveď: neviete to bez toho, aby ste sa pozreli dovnútra. Nie intuitívne, ale systematicky.
Veľa majiteľov vie, že niečo nefunguje. Málokto vie úplne presne kde a prečo. A to je rozdiel medzi zmenou, ktorá niečo stojí, a zmenou, ktorá niečo zmení.
